Öll vinnsla persónuupplýsinga í InfoMentor kerfinu fer fram í þágu ábyrgðaraðila samkvæmt vinnslusamningi. InfoMentor ehf. sem vinnsluaðili hýsir InfoMentor kerfið sem þýðir að allar upplýsingar og gögn sem skólar skrá og setja inn í kerfið eru hýst hjá fyrirtækinu.
Starfsfólk InfoMentor skráir engar persónuupplýsingar inn í InfoMentor kerfið hvorki um nemendur, aðstandendur eða starfsfólk og safnar ekki til eigin þágu neinum upplýsingum úr kerfinu.
Ábyrgðaraðilar InfoMentor kerfisins eru í flestum tilvikum leikskólar, grunnskólar, framhaldsskólar eða aðrar menntastofnanir. Í InfoMentor kerfið er mögulegt að skrá og halda utan um ýmsar grunnupplýsingar um nemendur og aðstandendur þeirra svo sem nafn, kennitölu, andlitsmynd, heimilisfang og símanúmer og ýmsar upplýsingar tengdar námi og skólagöngu nemenda.
Einnig er hægt að skrá í kerfið nauðsynlegar upplýsingar um starfsfólk. Ábyrgðaraðilar (starfsmenn skólastofnana) skrá persónuupplýsingar inn í InfoMentor kerfið og bera ábyrgð á þeim upplýsingum sem þar eru skráðar. Ábyrgðaraðila ber að gæta þess að skráningar séu málefnalegar, sanngjarnar, gagnsæjar og í samræmi við vandaða vinnsluhætti og löggjöf um persónuvernd.
Stjórnendur skólastofnana stýra hver hefur aðgang að kerfinu. Allar ákvarðanir um skráningu, varðveislu, afritun, sendingu og eyðingu gagna um nemendur, aðstandendur og starfsfólk eru hjá skólastofnunum sjálfum.
InfoMentor miðlar engum upplýsingum úr InfoMentor kerfinu nema fram komi beiðni frá ábyrgðaraðila eða að skýr lagaheimild sé fyrir hendi, sbr. t.d. 5. gr. laga um Hagstofu Íslands nr. 163/2007.
Eyðing gagna í InfoMentor kerfinu er aðeins framkvæmd að beiðni ábyrgðaraðila. Ábyrgðaraðila ber, þegar ekki er lengur fyrir hendi málefnalegar ástæður til varðveislu gagna í kerfinu, að tilkynna InfoMentor hvaða rafrænu gögn úr hugbúnaðinum skal ónýta eða farga. Um eyðingu gagna gilda sérstakar verklagsreglur hjá Mentor.
Þar sem Mentor sér um rekstur og þjónustu á InfoMentor kerfinu getur reynst nauðsynlegt vegna aðstoðar og lagfæringa að starfsmenn fyrirtækisins fari inn í kerfið hjá einstaka notendum. Strangar verklagsreglur eru hjá fyrirtækinu um hvaða starfsmenn geta sinnt slíkri þjónustu og aðeins skal unnið samkvæmt beiðni. Allar aðgerðir starfsmanna Mentor eru rekjanlegar. Þá eru allir starfsmenn fyrirtækisins bundnir þagnarskyldu. Sjá einnig kafla 5 um öryggisráðstafanir.